quarta-feira, 23 de novembro de 2011

Como as indústrias podem reduzir custos com sistemas de gestão


Por  | 22 de novembro de 2011 | MercadoOpiniãocomente!

O Brasil está passando por mudanças políticas, econômicas e sociais. Estas transformações são causadas, principalmente, pela estabilidade que o país apresentou nos últimos dez anos. O que, sem dúvida, chamou a atenção de investidores de fora do país.
Alguns sociólogos, economistas e cientistas políticos, acreditam ser a grande chance do Brasil se consolidar como potência mundial e, principalmente, fazer grandes mudanças e reformas, como a política – tão desejada por todos. Falam até de uma nova revolução industrial. Talvez o termo seja muito ‘pesado’, mas que a indústria tem pela frente boas oportunidades e que, mais uma vez, será o “motor” das grandes mudanças do país, é fato.
Para os industriários, a oportunidade traz consigo, como sempre, grandes desafios: o custo Brasil é um lastro que tira a velocidade do crescimento, além dos produtores internacionais interessados no mercado brasileiro, a equalização de recursos, as condições entre os concorrentes e a competitividade, que nunca foi tão acirrada. Mediante este cenário, pensamos: ainda há como ter algum diferencial? Como minha empresa pode reduzir seus custos para ter uma margem maior ou até mesmo preços menores do que os concorrentes?
Parte da resposta está na organização e modernização da gestão. Hoje, o próprio governo se modernizou para aumentar suas “vendas” (ano após ano a arrecadação de tributos só aumenta). O governo eletrônico é uma realidade e já atinge a todos, desde a gigante indústria multinacional instalada no país até a pequena fresadora de “fundo de quintal”. Não há como qualquer tipo de negócio sobreviver hoje sem a ajuda da tecnologia e sem processos enxutos.
Mas, quando falamos de indústrias, estar tecnologicamente atualizado é ainda mais vital. Temos cases de empresas que antes de adotar softwares de gerenciamento possuíam mais de 5 mil itens de estoque cadastrados e, depois de um projeto de otimização, conseguiram reduzir em 70% a quantidade de produtos para gerenciar, o que ocasionou aumento da receita e diminuição dos custos de produção e estoque.
Há também casos em que o controle do estoque informava apenas que tinham X peças de determinado produto, porém, não fornecia dados como cores e tamanhos, o que ou a obrigava a produzir desnecessariamente para atender a um pedido, ou às vezes, confiando no feeling, perdiam tais pedidos para a concorrência por não ter como entregar.
Além dessas situações, há ainda as obrigações impostas às indústrias – seja por órgãos reguladores e fiscalizadores ou por certificadoras de qualidade – que devem ser atendidas. É impossível, por exemplo, manter a rastreabilidade da matéria-prima sem um efetivo controle de lotes e um sistema que gerencie isso, ou, então, encontrar o melhor corte para aproveitamento máximo e diminuição da perda de uma bobina de metal.
Claro que não há fórmula mágica para o sucesso e justificar porque uma mesma solução de TI traz melhores resultados na empresa A e não na empresa B, sem levantar como hipótese que a única diferença são os processos, é inevitável. Por isso, além de escolher corretamente a solução a ser implantada, é fundamental a dedicação e participação do corpo diretivo no processo; isso aumenta consideravelmente a chance de êxito no projeto.
Há ainda a dificuldade em mensurar o ROI sobre a implantação de um ERP e de uma consultoria de processos, pois são muitas as variáveis. Mas nesses exemplos de cases citados, se o retorno financeiro não fosse efetivamente sentido, só o tempo ganho seria evidente e, como diz o ditado, ‘tempo é dinheiro’. E há diferencial mais competitivo do que fazer a mesma coisa que seu concorrente em menor tempo, com mais eficiência e qualidade?
Como exemplo de que a tecnologia é imprescindível para os negócios, convido-os a acessar o site do projeto Brasil ID (http://www.brasil-id.org.br/) e a assistir ao vídeo institucional:http://bit.ly/v571y5. Trata-se de algo pioneiro em todo o mundo para identificação de transportes, e, apesar de ainda estar em caráter piloto, com certeza chegará a todas as indústrias em poucos anos.
Marcelo A. Rezende – Diretor Comercial da Promisys – empresa especializada em TI que oferece sistema de gestão, infraestrutura e serviços para pequenas e médias empresas.
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segunda-feira, 15 de agosto de 2011


Gestão

Quatro piores práticas de Business Intelligence

Lembrar estas práticas e tomar precauções para evitá-las são passos que permitirão à sua empresa ter sucesso na implantação de ferramentas analíticas.

Kevin Quinn *

Publicada em 15 de agosto de 2011 às 15h15

O software de Business Intelligence (BI) evoluiu. De relatórios de linhas verdes baseados em Cobol converteu-se num complexo mercado integrado por ferramentas e plataformas. Existem ferramentas para desenhar relatórios, formular consultas e efectuar processos analíticos online (OLAP). Por sua vez, as plataformas de BI combinam estas ferramentas com bases de dados, tecnologia de integração e portais, oferecendo sofisticadas aplicações.
De fato, o BI tem um grande potencial para ajudar as organizações, mas não poderemos apenas considerar a implementação de ferramentas de BI como fator de sucesso para as empresas. A implementação e utilização desta tecnologia têm uma grande importância no êxito do Business Intelligence.
Ao estudar os resultados menos positivos na implementação de BI ao longo dos anos, conseguimos distinguir quatro aspectos comuns que poderemos designar como as “piores práticas” do BI.
Os usuários empresariais necessitam de informação facilmente acessível e útil para apoiar a tomada de decisões fundamentada. Ainda que as ferramentas de BI ofereçam a possibilidade de descobrir informação, estas são demasiado complexas para a maioria dos usuários.
O primeiro erro que as empresas cometem consiste na forma de avaliação e escolha das soluções de BI. Falham ao não incluir, na grande maioria das vezes, os usuários empresariais na comissão de seleção da ferramenta. Esta prática é, maioritariamente, a origem do fracasso do BI, pois os decisores não sabem o que os usuários empresariais necessitam. Isto é ainda mais preocupante se levarmos em conta que cerca de 90% dos usuários empresariais são utilizadores não técnicos, reflectindo que só 10% dos usuários têm conhecimentos suficientes para utilizar uma ferramenta de BI.
Para resolver esta questão, as empresas necessitam de soluções de BI que sejam fáceis de usar para todos os usuários, especialmente para os não técnicos.
O segundo erro que as empresas devem evitar é permitir que o Excell se converta na plataforma de BI por defeito. O Excell é possivelmente a ferramenta de BI mais utilizada em todo o mundo e a sua beleza reside no fato de oferecer um interface extremamente simples para executar algumas funções de uso comum como calcular, apresentar e mostrar dados numéricos. Trata-se de uma ferramenta de produtividade padrão à qual qualquer colaborador pode ter acesso facilmente.
Contudo, apesar de ser útil, o ponto fraco do Excell reside na qualidade e coerência da informação gerada, pois os seus processos manuais são fonte de erros. De fato, o Excell não foi concebido como ferramenta de BI. As aplicações de BI só devem utilizar dados procedentes de fontes confiáveis e acreditadas. Para além desta questão, o Excell é um software que permite aos utilizadores, individualmente, acumularem os dados dos quais depende o seu trabalho em folhas de cálculo pessoais.
A solução para este problema é minimizar o trabalho manual realizado em Excell e impedir a acumulação de dados em planilhas pessoais. Uma forma de consegui-lo é converter o Excell em um front-end do BI. Se os dados produzidos forem exatos, pré-formatados e pré-calculados, o usuários não terá praticamente que fazer nada para obter os resultados que necessitam.
A terceira prática a evitar é considerar que um data warehouse resolve todas as necessidades de acesso e distribuição dos dados da sua empresa. Os data warehouses são uma parte importante da tecnologia de informação e, em particular, constituem um componente essencial de muitos sistemas analíticos. O problema não é o data warehouse em si, mas quando este é considerado a solução para todos os problemas de informação ou quando se espera que a disponibilidade deste conduza os usuários empresariais até à informação. Os armazéns de dados não devem ser implementados sem se conhecer com clareza a necessidade do negócio.
Identificar o melhor método de integração e acesso à informação e não tomar por garantido que um data warehouse é a solução adequada antes de avaliar todas as opções é a forma de evitar este erro.
A aquisição de software de BI para análises gerais é a última prática inadequada que identifiquei. De fato, os custos mais elevados e a rentabilidade mais reduzida do BI derivam da aquisição de uma solução genérica, sem um objetivo específico, o que raras vezes tem impacto positivo no negócio.
Em suma, lembrar estas práticas e tomar precauções para evitá-las são passos que permitirão à sua empresa alcançar um resultado final com rentabilidade do investimento claramente definida. Assim, poderá identificar, desde o primeiro momento, o que a sua empresa necessita e construir as bases para que um maior número de usuários tome como sua a solução, ao incluir o verdadeiro usuário no processo de selecção e implementação de uma aplicação de BI fácil de usar e que interaja com as aplicações mais utilizadas.

terça-feira, 2 de agosto de 2011

Gestão

Os cinco maiores erros do treinamento

Muitas vezes, o fracasso não é culpa do usuário. Especialistas recomendam que áreas de TI levem em conta seus próprios erros.

REDAÇÃO COMPUTERWORLD/EUA

Publicada em 27 de julho de 2011 às 19h53

Você implementou um novo sistema em toda a empresa e o help desk foi inundado com chamados. Soa familiar? O problema pode estar no treinamento. É natural a equipe de TI jogar a culpa nos usuários finais quando sistemas novos ou atualizados causam problemas. Mas, em vez de acusar alguém, a TI deveria levar em conta seus próprios erros de treinamento, aconselham os especialistas. 

Um bom programa de treinamento pode ser uma vantagem competitiva, mas a gerência nem sempre está convencida dos benefícios que o treinamento tecnológico eficaz pode trazer para o negócio. As empresas ainda não valorizam plenamente o treinamento. 

Conversamos com gerentes de TI, instrutores internos e terceirizados, defensores do setor e acadêmicos para descobrir os cinco principais erros que os profissionais de tecnologia cometem quando treinam usuários finais. 

1 - Você não planejou o treinamento previamente

Os budgets de TI são examinados atentamente há anos e a verba destinada a treinamento tem sido uma das mais afetadas. Como resultado, muitas empresas não computam o treinamento do usuário final no custo total das implementações de sistemas e ficam lutando por financiamentos e recursos na extremidade final da implementação.
É consenso na indústria que um bom programa de treinamento deve tomar de 10% a 13% do gasto total, mas a maioria das empresas subestima o custo e os recursos. 

2 - Você não está sintonizado com seu público-alvo
Para que qualquer tipo de treinamento seja eficaz, não basta o instrutor ter domínio do material. Ele também precisa estar apto a se conectar com seu público e apresentar informações de maneira interativa e envolvente. O problema é que os profissionais de TI não são conhecidos por apresentar uma capacidade de comunicação fantástica e habilidades de gerenciamento “soft”.

Instrutores com fortes habilidades de comunicação e interpessoais são mais capazes de perceber seu público e talhar o treinamento para ele. Os profissionais de TI, por outro lado, podem estar tão à vontade com o assunto que correm o risco de apresentar o material de uma maneira excessivamente detalhada e técnica ou ao contrário, simplificá-lo demais.

3 - Você não seguiu modelos de treinamento padrões
Treinar uma comunidade de usuários vai muito além de mostrar a eles como utilizar uma nova área de trabalho ou realizar um relatório específico. Upgrades de sistemas importantes significam uma grande reviravolta no modo como os usuários trabalham e o treinamento de tecnologia deve ajudá-los a abraçar estas mudanças.
“Os usuários precisam se sentir à vontade com a mudança – eles precisam saber o que está acontecendo e de que maneira isso afeta seu papel”, um conceito ao qual a comunidade de treinamento se refere como “prontidão organizacional”. A equipe de TI, normalmente, não considera a prontidão organizacional como parte do treinamento. 

4 - Você está treinando fora do contexto do negócio

A área de TI está bastante à vontade com a tecnologia, mas o treinamento, muitas vezes, termina aí. Falta ensinar aos usuários como empregá-la para ampliar os modelos de trabalho tradicionais. Para fazer isso, os instrutores de TI precisam entender a operação de uma função de negócio específica, como marketing. Conhecimento que nem sempre possuem. 

5 - Você se esqueceu de fazer parcerias com o negócio
Tendo em vista que grande parte do que constitui um bom treinamento ultrapassa o domínio de TI, é vital que o departamento de TI estenda a mão. Os departamentos de recursos humanos são candidatos óbvios a parcerias que podem ajudar TI a colocar em seu currículo as metodologias de ensino formais e o contexto de negócio indispensável. 
Interagir com a comunidade de usuários é outra boa opção. 

A TI pode fazer uma implementação em fases para “super usuários” e, depois, capitalizar o feedback e o expertise destes para talhar o treinamento para os demais usuários. Este super grupo é a mesma comunidade que tende a se apoiar pesadamente em tecnologias web 2.0 como blogs e wikis, que podem desempenhar um papel importante no treinamento de tecnologia, dizem os especialistas.